Vijf jaar na de inwerkingtreding. in 2018 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is het belangrijk om te kijken hoe deze wetgeving de pre-employment screening beïnvloedt. In dit artikel bespreken we de nuances van dit proces en bieden we richtlijnen voor zowel werkgevers als werknemers.
Wat is pre employment screening?
Pre-employment screening is het proces waarbij werkgevers de achtergrond en kwalificaties van sollicitanten onderzoeken voordat ze een contract aanbieden. Dit kan variëren van het controleren van referenties en diploma’s tot uitgebreidere checks zoals sociale media-beoordelingen en het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
De rol van de AVG
De AVG stelt strenge regels voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit betekent dat werkgevers zorgvuldig moeten omgaan met de informatie die ze verzamelen tijdens de pre-employment screening.
Wettelijke grondslagen voor screening
Er zijn twee primaire grondslagen voor pre-employment screening onder de AVG:
- Gerechtvaardigd belang: Werkgevers kunnen een gerechtvaardigd belang hebben bij het screenen van kandidaten, zoals het beschermen van bedrijfsbelangen of het waarborgen van de veiligheid van hun medewerkers.
- Toestemming van de kandidaat: In sommige gevallen kan toestemming van de kandidaat worden gevraagd voor de screening. Dit is echter problematisch vanwege de afhankelijkheidsrelatie tussen werkgever en kandidaat.
Uitvoering van pre-employment screening
Werkgevers die pre-employment screening uitvoeren, moeten rekening houden met de volgende regels:
- Transparantie: Sollicitanten moeten duidelijk worden geïnformeerd over de screeningsprocedure, de verzamelde gegevens en het doel van de screening.
- Beperking van gegevens: Werkgevers mogen alleen de gegevens verzamelen die strikt noodzakelijk zijn voor de beoordeling van de kandidaat.
- Beveiliging van gegevens: De verzamelde gegevens moeten worden beveiligd tegen ongeoorloofde toegang, gebruik of verlies.
Pre-employment screening door derden
Werkgevers die pre-employment screening uitbesteden aan derden, zoals bureaus, moeten ervoor zorgen dat deze bureaus de AVG naleven.
Belangrijke overwegingen
Naast de bovenstaande regels, zijn er nog enkele andere belangrijke overwegingen:
- Data Protection Impact Assessment (DPIA): Voor uitgebreide screeningsprocessen kan een DPIA nodig zijn om de risico’s voor de privacy van betrokkenen te beoordelen.
- Bewaartermijn: De verzamelde gegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel van de screening.
Pre empoloyment screening conclusie
Pre-employment screening kan een waardevolle tool zijn voor werkgevers om de juiste kandidaat te vinden. Het is echter belangrijk om de AVG-regels te respecteren en de privacy van sollicitanten te beschermen.
Tips voor werkgevers:
- Stel een duidelijk screeningbeleid op dat voldoet aan de AVG.
- Informeer sollicitanten duidelijk over de screeningsprocedure.
- Verzamel alleen de gegevens die strikt noodzakelijk zijn.
- Beveilig de verzamelde gegevens.
- Werk samen met betrouwbare derden die de AVG naleven.
Tips voor werknemers:
- Lees de privacyverklaring van de werkgever aandachtig door.
- Vraag om informatie over de screeningsprocedure.
- Wees je bewust van je rechten met betrekking tot je persoonsgegevens.
- Neem contact op met de Autoriteit Persoonsgegevens als je vragen hebt over de AVG.
Door deze richtlijnen te volgen, kunnen werkgevers en werknemers de pre-employment screening op een verantwoorde manier uitvoeren, met respect voor de privacy van alle betrokkenen.
Verder lezen:
- De Autoriteit Persoonsgegevens en de AVG: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl
Wil je meer informatie over pre-employment screening ? Neem contact op met International Security Partners.
